Cómo escribir una firma de correo electrónico profesional

Cómo escribir una firma de correo electrónico profesional

El empleado de oficina promedio envía 40 correos electrónicos por día. Son 40 oportunidades para promocionarse a sí mismo y a su negocio en esos correos electrónicos individuales que envía, todos los días.

Mucha gente trata sus firmas de correo electrónico como una ocurrencia tardía, lo que lo convierte en una verdadera oportunidad perdida. Esas firmas son una oportunidad para que usted deje en claro quién es usted, facilite que las personas se comuniquen con usted y brinde a las personas un lugar al que ir para obtener más información, ya sea sobre usted, sobre su negocio o sobre algo que usted es trabajando en.

Entonces, si solo está poniendo su nombre y un punto o dos de información de contacto en su firma, no está aprovechando al máximo la oportunidad de conectarse e interactuar con las personas a las que envía un correo electrónico. (Aunque tampoco quiere exagerar. Atascar su firma llena de enlaces e información es simplemente spam y autopromocional).

1. Nombre completo

Al igual que con la correspondencia de correo postal, su nombre siempre debe incluirse para que el destinatario de su mensaje sepa de quién es. Esto se manifiesta en la firma del correo electrónico, a menudo como la primera línea de texto.

2. Información de afiliación (tal como puesto y departamento).

Seguido de su nombre debe estar su información de afiliación. Sus afiliaciones pueden incluir el título de su trabajo, su empresa u organización, y / o incluso su departamento. Su nombre eventualmente debería ser su propio sorteo, por supuesto, a medida que construye una relación con el destinatario, pero proporcionar esta información proporciona más contexto sobre la conversación y su papel en ella. Además, afiliarse a una organización más grande le otorga más credibilidad, especialmente si se trata de una organización reconocible. Esto le ayuda a llamar la atención de sus lectores para que tomen en serio su mensaje.

3. Información de contacto secundaria

La información de contacto secundaria también es importante, para que el destinatario sepa cómo contactarlo. La información secundaria puede incluir teléfono, fax o cualquier otro método de comunicación que desee enfatizar. En situaciones en las que no desea toser su línea directa, podría aprovechar esta oportunidad para promocionar su sitio web personal, una forma pasiva de abrir las líneas de comunicación sin inundarlo si no lo desea.

4. Iconos de redes sociales

Su presencia en las redes sociales es una parte importante de su marca personal porque le ayuda a ganar seguidores en su espacio y muestra a las personas lo que le importa. Puedes contar mucho sobre una persona por lo que publican y cómo se retratan.

Por eso es una buena idea incluir enlaces a sus páginas de redes sociales en su firma de correo electrónico. No solo refuerza su marca personal, sino que también ayuda a las personas a encontrar nuevas formas de contactarlo y seguirlo. Por eso es una buena idea incluir enlaces a sus páginas de redes sociales en su firma de correo electrónico. No solo refuerza su marca personal, sino que también ayuda a las personas a encontrar nuevas formas de contactarlo y seguirlo.

¿Aún mejor? Puede ayudar a atraer tráfico a su contenido en línea si está publicando enlaces a ese contenido en las redes sociales. Entonces, si incluye íconos sociales en su firma, asegúrese de mantener sus perfiles sociales actualizados y repleto de contenido interesante y relevante. (En otras palabras, si no ha tuiteado en seis meses, es posible que desee dejar Twitter fuera).

¿Por qué usar iconos de redes sociales en lugar de simplemente enlaces de texto? Debido a que los iconos son más fácilmente reconocibles para las personas que descuidan su firma, y ​​se destacarán del resto del texto allí. Según una investigación de NeoMam Studios, las imágenes que se muestran en color aumentan en un 80% la disposición de una persona a leer el resto del contenido. Esa es una gran ventaja. Además, los íconos son grandes ahorradores de espacio en un lugar donde podrías estar almacenando mucha información.

5. Llamada a la acción

Una de las cosas más inteligentes que puede hacer en su firma de correo electrónico es incluir un llamado a la acción. Las mejores CTA de firma de correo electrónico son simples, actualizadas, no agresivas y en línea con su estilo de correo electrónico, lo que hace que parezcan más como post-script y menos como un argumento de venta. Elija un CTA que se alinee con uno de sus objetivos comerciales actuales y actualícelo cuando esos objetivos cambien.

6. Enlaces de reserva

Si se encuentra enviando correos electrónicos de ida y vuelta con colegas y clientes que desean reservar reuniones con usted, facilítelos al incluir un enlace para reservar su calendario directamente en su firma de correo electrónico.

7. Exención de responsabilidad de la industria o requisitos legales

Algunas industrias como la legal, financiera y de seguros tienen pautas específicas sobre el uso del correo electrónico y la etiqueta para proteger la transmisión de información privada. Por esta razón, es posible que desee ver qué regulaciones tiene su industria e incluir un descargo de responsabilidad en su firma sobre las transmisiones de correo electrónico. Mail-Signatures ofrece una serie de ejemplos de descargo de responsabilidad por correo electrónico, incluido este:

“El contenido de este correo electrónico es confidencial y está destinado solo al destinatario especificado en el mensaje. Está estrictamente prohibido compartir cualquier parte de este mensaje con un tercero, sin el consentimiento por escrito del remitente. Si recibió este mensaje por error, responda a este mensaje y continúe con su eliminación para que podamos asegurarnos de que tal error no ocurra en el futuro “.

8. Foto o logotipo

Una imagen es una excelente opción para darle vida a tu firma de correo electrónico. Si desea un toque personal para que los destinatarios que nunca haya conocido puedan asociar su nombre con su rostro, considere usar una foto profesional en su firma. Alternativamente, puede usar el logotipo de la compañía para agregar más reconocimiento de marca al correo electrónico.

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